I samarbejde med vores brancheordningspartner Azets bringer vi løbende forskellige blogindlæg, der kan gøre det nemmere og billigere at drive plastvirksomhed i Danmark. Som medlem af Plastindustrien får du adgang til forskellige services hos Azets til en favorabel pris.
Nedenstående er et blogindlæg af Anders Leth (Account Manager hos samarbejdspartneren Azets):
Vi lever i en verden fuld af forandring – og lønsystemerne er ingen undtagelse. De skiftende krav til lønmedarbejderne gør, at lønsystemer konstant opdateres og udvides. Men hvordan finder du det rigtige lønsystem?
Udbuddet af lønsystemer er større end nogensinde. Det kan være svært at finde rundt i de mange muligheder og finde det system, der passer til netop din virksomheds behov.
Hos Azets har vi i mange år hjulpet virksomheder i alle brancher og størrelser med deres lønadministration. Det har givet en indsigt i de udfordringer, faldgrupper og fordele, som vores kunder oplever, når det kommer til lønadministration.
Den viden og erfaring har vi omsat til tre gode råd til dig, der skal have nyt lønsystem.
Hvilke krav har du til dit lønsystem?
Det er meget individuelt, hvilke behov virksomhederne har til deres lønsystem. Det betyder også, at der findes mange forskellige lønsystemer, så alle disse forskellige krav kan opfyldes.
Før du går i gang med din søgning, bør du derfor stille det grundlæggende spørgsmål: ”Hvad har jeg behov for? ”
- Skal systemet være brugervenligt og intuitivt for flere medarbejdergrupper at anvende?
- Skal det være en alt-i-én løsning eller fokusere på et specifikt område?
- Skal systemet kunne integreres og samarbejde med virksomhedens andre systemer?
Det er ikke altid let at finde ud af, hvad man egentlig søger. Særligt, hvis man ikke tidligere har arbejdet med lønsystemer. Derfor kan det være en fordel at trække på sit netværk. Hvad har andre virksomheder af systemer? Hvilke funktioner oplever de som need to have og nice to have?
Som nævnt har forskellige virksomheder forskellige behov, og det er derfor vigtigt at sortere og være kritisk i de input, du får fra dit netværk.
Når dine behov er identificeret, kan du foretage den første grovsortering og indsnævre valgmulighederne.
Tre generelle råd, når du vælger lønsystem
Når du har foretaget din grovsortering, er det tid til at indsnævre feltet endnu mere.
1. Dit lønsystem skal spare dig tid
Det er altid en god idé at finde et system, der er så automatisk som muligt. Sørg derfor for at finde et system, der:
- Er gennemtestet og automatisk kan håndtere eventuelle problemer, din virksomhed måtte opleve
- Arbejder sammen med Office-programmer som f.eks. Excel eller brevflet. Det gør det nemt at importere og eksportere data og dermed anvende oplysningerne i andre sammenhænge. Hvis systemet ikke arbejder sammen med Office-pakken, risikerer dine lønmedarbejdere at skulle bruge tid på at kopiere oplysningerne over, hvilket er uhensigtsmæssigt.
- Giver mulighed for automatisk overvågning og advisering om hændelser.
2. Fleksible systemer
Uanset om du har valgt at have systemet in-house eller outsourcet, er det en fordel med et fleksibelt system. Helt lavpraktisk er det f.esk. en fordel med et system, der selv kan generere udtræk af rapporter og statistikker, så jeres lønmedarbejder(e) ikke skal bruge tid på at trække dem ud i Excel.
Derudover er det vigtigt at tage højde for, at virksomhedens behov kan ændre sig hen af vejen. Det kan derfor være en fordel at vælge et lønsystem, der kan udbygges – forstået på den måde, at det kan kobles til et HR-system.
På den måde er alle oplysninger samlet ét sted frem for at skulle sammenholde oplysninger fra to forskellige systemer.
Less is more
Her er det dog værd at huske på ordsproget: Less is more. De fleste lønsystemer har mange forskellige features og funktioner, og det kan være fristende at sige ja tak til dem alle sammen.
Det kan dog hurtigt blive både for dyrt, avanceret og uoverskueligt, ligesom man risikerer at lægge inde med en masse funktioner, som virksomheden egentlig ikke har behov for. Husk derfor at have fokus på, hvad virksomheden reelt har behov for.
3. Tjek op på leverandøren
Sidst – men bestemt ikke mindst – er det vigtigt at finde en leverandør, du har tillid til. Husk derfor ikke kun at undersøge selve systemet, men også leverandøren bag.
Systemet skal håndtere alle virksomhedens lønkørsler. Det er derfor altafgørende, at leverandøren kan sikre jer en fast og effektivt bemandet kundeservice, rådgivning, vikarservice mv. Det er jeres garanti for, at I altid kan få den nødvendige hjælp, såfremt der skulle opstå problemer. En garanti, der giver sikkerhed og ro i hverdagen.
Vil du have mere inspiration?
Valg af nyt lønsystem er en vigtig beslutning, og nogle gange kan der være behov for sparring og mere end tre gode råd. Du er altid velkommen til at kontakte en af Azets’ lønkonsulenter for at få sparring om lønadministration.
Vi tager udgangspunkt i jeres daglige praksis og finder sammen frem til, hvordan I kan optimere de daglige processer og/eller hvilke systemer, der kan lette jeres arbejde.