Azets blogger: Den gode MU-samtale – do’s and don’ts

Nedenstående er et blogindlæg af Annemarie Franke (HR-konsulent hos samarbejdspartneren Azets):

Medarbejderudviklingssamtaler. Stort set alle virksomheder afholder dem. Men hvorfor gør vi det? Og får vi det optimale ud af dem? Målet med MU-samtalerne er at øge motivationen hos medarbejderne, drøfte kompetenceudvikling samt forventningsafstemme om arbejdsopgaver.

I sidste ende er hensigten med MU-samtalerne at sætte mål og lave tiltag, der bidrager til virksomhedens overordnede mål. Det er dog langt fra alle tilfælde, der efterlader medarbejderen med oplevelsen af dette. Mange medarbejdere gruer for samtalen og oplever den mere som en begrænsning og kontrol af deres arbejde end som motivation.

Mål er for ledelsen – ikke medarbejderne

En undersøgelse foretaget af forskerleder Christin Thea Wathne ved arbejdsforskningsinstituttet, Universitetshøjskolen i Oslo og Akershus viser, at mål- og præsentationsstyring virker motiverende for ledere, mens det i mange tilfælde vil medføre ringere arbejdsindsats hos medarbejderne.

Men er MU-samtalen så dømt til at fejle på forhånd ved at have den modsatte effekt end hensigten? Det mener vi ikke. For at få succes med samtalerne og motivere medarbejderne, er det vigtigt at skabe de rette rammer og se nærmere på, hvorfor samtalerne ikke virker. Det kan f.eks. være forhold som:

• Dårlig forankring i organisationen
• Manglende forståelse for, hvorfor MU-samtaler skal afholdes
• Manglende indsigt hos ledere
• Ingen kultur for tovejskommunikation
• Dårlige erfaringer
• Manglende kapacitet
• Lederudskiftninger

Det er blot nogle af de punkter, der kan have betydning for, at medarbejderudviklingssamtalen ikke er med til at skabe det ønskede resultat. Men det er ikke nok at ændre rammerne for samtalen – selve samtalen skal også udføres korrekt.

Den gode MU-samtale i praksis

En god MU-samtale kræver først og fremmest tillid mellem medarbejder og leder. Tillid er grundstenen til god dialog – og omvendt kan god dialog styrke tilliden mellem parterne. Den gode samtale kan således være med til skabe en stærkere relation leder og medarbejder i mellem, hvilket kan danne grundlag for større sikkerhed for egen rolle og ansvarsområder hos medarbejderen. En sikkerhed, der kan skabe mere motivation og positiv indstilling over for medarbejdersamtalerne.

Når fundamentet er lagt, er det tid til selve samtalen. Vi har nedenfor samlet en række gode råd til, hvordan du gør samtalen konstruktiv og bruger den til videreudvikling.

Planlægning af samtalen

• Don’t: Når det kommer til MU-samtaler er det særlig vigtigt, at mødet ikke bliver spontant. Undgå derfor at kalde medarbejderen til møde dagen – eller en time før – når der pludselig opstår et hul i kalenderen.
• Do: Sørg i stedet for at sende en mødeindkaldelse ud i god tid – gerne flere uger før. Det giver begge parter mulighed for bedre forberedelse.

Forberedelse

• Don’t: Manglende forberedelse giver en ineffektiv samtale. Som leder har du ikke noget klart mål med samtalen, og medarbejderen har ikke reflekteret over sine svar. Samtalen bliver hurtigt en snak om løst og fast, der ikke kommer noget konkret eller brugbart ud af.
• Do: Udarbejd en plan for samtaleemner, som sendes til medarbejderen sammen med indkaldelsen. Det giver både leder og medarbejder mulighed for at reflektere over emnerne, hvilket kan give en mere meningsfuld samtale.

Rammer for samtalen

• Don’t: En stram tidsplan kan medføre en forjaget samtale, og I risikerer derfor ikke at komme i bund med vigtige sager. Undgå også afbrydelser f.eks. i form af telefoner eller et mødested med mange mennesker omkring.
• Do: Afsæt rigelig tid til samtalen og sørg for at finde et uforstyrret sted. Der skal være ro og mulighed for fleksibilitet.

Fokusér på medarbejderen, ikke tjeklister

• Don’t: Samtalen må ikke tage udgangspunkt i en tjekliste med emner, der skal gennemgås. Det bliver hurtigt overfladisk. Som tilhører risikerer man ikke at lytte rigtigt til det, der bliver fortalt, fordi man er fokuseret på at huske alle spørgsmål.
• Do: Det er derimod vigtigt at fokusere på udviklingsmulighederne for den enkelte medarbejder. Alle medarbejdere har forskelligt udviklingspotentiale, og der skal derfor mere end en tjekliste til at finde frem til dem. Ved at fokusere på den enkelte medarbejder frem for standard tjeklister, skabes der rum for en reel dialog, der ikke kun kan virke motiverende, men også skabe tillid mellem leder og medarbejder.

Giv plads til medarbejderen

• Don’t: Som leder skal du styre samtalen, men pas på, at du ikke overtager samtalen.
• Do: Giv i stedet plads til, at medarbejderen får taletid. Samtalen handler om dem, deres trivsel og motivation. Det er derfor vigtigt, at du som leder lytter aktivt, spørger ind og stiller åbne spørgsmål. Vær også sikker på, at der er enighed, før I konkluderer noget.

Feedback

Som tidligere nævnt handler MU-samtalerne om udvikling og motivation. Og for at kunne udvikle sig, er det nødvendigt med feedback.

• Don’t: Vær ikke bange for at give feedback – hverken i form af ris eller ros. Og husk, at vag feedback er ligeså brugbart som ingen feedback. Hvis du blot fortæller, at håndtering af A var god, men håndtering af B var skidt, har medarbejderen ikke nogen chance for at vide, hvad der helt specifikt var godt eller skidt – og dermed ingen chance for at bruge feedbacken fremadrettet.
• Do: Brug i stedet samtalen til at skabe en sund feedback-kultur. Lav gerne en feedback-liste – både med ros og forbedringsmuligheder. Sørg for at være konkret i din feedback. Hvad gjorde helt specifikt, at du er tilfreds med A? Og hvordan ser du helt konkret forbedringspotentiale i B?

Som tidligere nævnt skaber dialog tillid – og tillid dialog. Feedback i dagligdagen er en del af denne dialog. Ønsker du en positiv feedback-kultur, er det derfor vigtigt også at give ris og ros i hverdagen.

Opfølgning

• Don’t: Alt for mange medarbejdersamtaler ender med et udfyldt spørgeskema og lidt håndskrevne noter, der ryger ind i mappen med udførte samtaler – og her ligger de så indtil næste samtale. I disse tilfælde er samtalen mere symbolsk end egentlig handlingsorienteret. Der bliver ikke lavet nogen handlingsplan for medarbejderens udvikling, hvilket som oftest medfører, at medarbejder og leder går tilbage til at gøre, som de plejer.
• Do: Ønsker du en effekt af din medarbejdersamtale, er det vigtigt med en konkret handlingsplan. Dette sikrer, at der bliver fulgt op på jeres aftaler, og samtalen har dermed ikke været spildt. Sørg for at få forventningsafstemt og afklaret, hvilke mål, der skal nås, og hvilke ressourcer, der skal tages i brug. Lav så en liste med disse konkrete opgaver, deadlines og ansvar. Og vigtigst af alt: Husk at overholde disse aftaler.

Husk også…

Følger du disse 7 råd, har du skabt rammerne og muligheden for en succesfuld medarbejdersamtale. Vigtigst af alt er dog at prioritere samtalen. Lad være med at bagatellisere den og afsæt de nødvendige ressourcer, der skal til. Gør samtidig dialogen til en naturlig del af hverdagen, så medarbejdersamtalerne ikke er fremmede og farlige, men blot en forlængelse af dagligdagens samtaler.

Vil du vide mere?

Hvis du har spørgsmål til den gode medarbejdersamtale eller brug for hjælp til andre HR-opgaver, kan du læse mere her om mulighederne for assistance til HR-administration.

LÆS OGSÅ: Brancheordning med Azets – nem adgang til viden og ekstra hænder i administrationen